关于进一步加强建设工程档案归集管理的通知

来源:威海建委网 日期:2011年5月8日 14:45

 鲁建发[2010]24号

 
各市住房城乡建委(建设局)、规划局、城管局(市政公用局)、房管局,各市高新区、开发区建设主管部门,各县(县级市、市辖区)建设局、规划局、房管局:
  根据《城乡规划法》(国家主席令74号)、《建设工程质量管理条例》(国务院令279号)、建设部《城市建设档案管理规定》和《城市地下管线工程档案管理办法》(部令90号、136号)、省政府《关于切实加强工业压力管道和城市地下管线安全管理的紧急通知》(鲁政办发[2009]55号明电)中的有关规定,为把省住房城乡建设厅《山东省房地产开发项目竣工综合验收备案办法》(鲁建发[2009]11号)、《关于切实做好住房城乡建设档案工作的意见》(鲁建发[2010]7号)的有关要求落到实处,进一步加强建设工程档案归集管理,从根本上解决档案流失问题,现将有关事项通知如下:
  一、充分认识加强建设工程档案归集管理的重要意义
  建设工程档案,是在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、电子、声像等历史记录的总称,包括建设项目从提出、立项、规划、征地、勘察、设计、招投标、施工、监理到竣工验收备案等工程建设全过程形成的各种载体的文件和资料。建设工程档案是对项目准备、规划、勘察、设计、施工过程以及所用材料、产品、设备、技术的真实记录,是建设成果的真实反映,是责任主体的真实记载,是住房城乡建设档案的核心内容。做好建设工程档案归集管理工作,可以为实施城乡规划、组织工程建设、进行维修改造、调处社会纠纷提供重要依据,能够有效保证工程质量、保障城市秩序、维护公共安全、应对突发事件,更好地服务于城乡建设和经济社会发展。
  二、明确归集建设工程档案的范围、步骤和要求
  从2011年1月1日起,全省统一使用省住房城乡建设厅印制的《山东省建设工程档案移交合同书(责任书)》、《山东省建设工程档案预验收意见书》、《山东省建设工程档案合格证》(简称"两书一证")。为深化落实"两书一证"制度,全省县城以上城市规划区内所有新建、改建、扩建的房屋建筑和市政工程项目,村镇规划区内执行工程建设程序的建设项目,其工程档案归集按以下步骤和要求办理:
  (一)建设部门核发建设工程施工许可证(或规划部门核发建设工程规划许可证)前,当地城建档案管理机构必须与建设单位签订《山东省建设工程档案移交合同书(责任书)》(见附件1),将工程竣工后需移交的工程档案内容和要求告知建设单位。未签署合同书(责任书)的,不予办理施工许可(或规划许可)手续。
  对涉及地下管线的建设项目,规划部门核发建设工程规划许可证时,还应要求建设单位报送管线现状资料并提供城建档案管理机构(或当地政府指定的管线信息管理机构)出具的管线查询证明;对涉及挖掘道路的建设项目特别是地下管线工程,建设部门或城管(市政公用)部门在核发施工许可证时,还应要求建设单位提交既有地下管线的安全监护方案。
  (二)建设部门办理建设工程竣工验收备案手续(或规划部门核发建设工程竣工规划验收合格证),必须把《山东省建设工程档案预验收意见书》(见附件2)作为必备要件。未出具预验收意见书的,不准进行竣工验收,不予办理竣工验收备案手续(或不予进行规划核查)。
  建设单位在组织工程竣工验收前,应当提请当地城建档案管理机构进行工程档案预验收。城建档案管理机构要本着既保证重要审批文件和技术资料不缺失、又方便行政相对人的原则,在接到申请后5个工作日内完成预验收,预验收合格的出具《山东省建设工程档案预验收意见书》;验收不合格的,必须将整改意见一次性明确告知建设单位,限期补充完善相关资料。
  地下管线工程竣工验收前,建设(或规划、城管、市政公用)部门还应责成建设单位,委托具有相应资质的工程测量单位,按照《城市地下管线探测技术规程》(CJJ61)进行竣工测量,管线测量成果作为工程档案预验收的必查资料;也可预先收取地下管线测量费用,定期对新竣工的管线统一组织补测。城建档案管理机构与管线信息管理机构分设的,地下管线工程档案预验收由管线信息管理机构负责。
  (三)房管部门受理房屋产权初始登记申请,必须把《山东省建设工程档案合格证》(见附件3)作为必备要件。未按规定向城建档案管理机构移交工程档案并取得合格证的,不予受理房屋产权初始登记申请。
  城建档案管理机构要督促建设单位,在工程竣工验收及备案后三个月内,向其移交一套符合《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)的工程档案,并核发《山东省建设工程档案合格证》。
  地下管线工程档案的原件,原则上应向城建档案管理机构或当地政府指定的管线信息管理机构移交,也可由管线产权单位自行保管,但必须移交一套完整的复制件。
  其他建设项目的档案归集,可参照以上步骤和要求办理。
  三、从严把好建设工程档案归集管理关口
  工程档案归集管理,是工程建设程序的组成部分,是工程质量管理的法定环节,是城乡长远发展和社会公共安全的重要保证。各级建设、规划、城管(市政公用)、房管部门要按照国家和省有关规定,切实履行职责,相互密切配合,在规划许可、施工许可、竣工验收备案、房屋产权初始登记等关键环节严格把关,把"两书一证"制度落实到位,不断提高建设工程档案归集率。各市城建档案管理机构(地下管线信息管理机构)要主动做好汇报、沟通和宣传工作,提高建设单位的工程档案意识,指导、督促和协助工程项目的勘察、设计、施工、监理、测量等单位做好工程档案的收集和整理工作,端正服务态度,讲求工作效率,提高服务水平。
  自2011年1月1日起,原山东省建设委员会制定的《山东省建设工程档案移交规定》(鲁建发[1999]50号)废止。各市现行的建设工程档案归集管理有关制度和规定,应按本《通知》要求予以调整。省住房城乡建设厅将定期或不定期对本《通知》执行情况进行督查,对拒不执行本《通知》规定的单位及其责任人在全省建设系统通报批评。
 
                                                                            二〇一〇年十二月七日
 
 
 

附件1                                 编号:鲁建档责     号

 

山东省建设工程档案移交

合同书(责任书)

 

 

 

 

建设单位­­­­­­­­­­­__________________________

工程名称__________________________

工程地址__________________________

建筑面积__________________________

起止工期__________________________

 

 

 

 

 

山东省住房和城乡建设厅印制

 

 

甲方:

乙方:

根据《档案法》、《城乡规划法》、《建设工程质量管理条例》、建设部《城市建设档案管理规定》和《城市地下管线工程档案管理办法》、省住房城乡建设厅《关于进一步加强建设工程档案归集管理的通知》及市相关规范性文件的有关规定,甲乙双方签订本合同,将双方责任明确如下:

第一条甲乙双方签订本合同书(责任书)之日起,依法建立工程档案接收、移交业务关系。

第二条甲方对乙方建设工程档案工作在进行业务指导和监督检查,认真受理乙方的工程档案业务咨询;乙方应指定专人做好工程档案资料的收集、整理和移交工作,积极参加甲方组织的工程档案业务培训。

第三条乙方在与施工单位签订施工合同时,应按有关规定明确对方编制竣工档案的责任,按《建设工程文件归档整理规范》(GB/T503282001)整理竣工档案。乙方整理工程档案有困难的,可委托甲方或甲方认可的档案技术咨询机构有偿整理。

第四条根据国家和省有关规定,乙方要拍摄制作并移交工程声像档案(主要包括工程原址旧貌、开竣工仪式、施工中主要节点阶段、竣工后工程各个立面),按《建设电子文件与电子档案管理规范》(CJJ/T117-2007)整理移交工程电子档案。乙方拍摄制作和整理有困难的,可委托甲方或甲方认可的档案技术咨询机构提供有偿服务。

第五条地下管线工程竣工验收前,乙方应委托具有相应资质的工程测量单位,按照《城市地下管线探测技术规程》(CJJ61)进行竣工测量,管线测量成果作为必备资料;乙方也可按有关标准向甲方支付管线测量费用,由甲方负责组织及时补测。

第六条乙方应在工程竣工验收前十五个工作日,提请甲方对进行工程档案预验收;甲方应在接到申请后5个工作日内完成预验收,合格的予以出具《山东省建设工程档案预验收意见书》。乙方在取得该意见书后,方可组织竣工验收,方可申请办理竣工验收备案手续。

第七条工程竣工验收及备案后三个月内,乙方应按照《城市建设档案案卷质量规定》,整理一套合格的工程档案移交给甲方。甲方接收工程档案后,应及时向乙方发放《山东省建设工程档案合格证》,作为乙方申办房屋产权初始登记手续的依据之一。

第八条工程竣工验收及备案后三个月内,乙方未按照规定移交工程档案的,甲方将依照《建设工程质量管理条例》第五十九条、七十三条的规定,依法提请建设行政主管部门责令乙方予以改正,处1万元以上10万元以下罚款,并对直接负责的主管人员和其他直接责任人处单位罚款数额5%以上10%以下的罚款。

第九条本合同书(责任书)自签订之日起生效,乙方将建设工程档案向甲方移交完毕并取得《山东省建设工程档案合格证》后终止。

    第十条甲、乙任何一方如有违约行为,对方皆有权向上级有关部门投诉。

第十一条本合同书(责任书)一式三份,甲乙双方各执一份,报建设工程竣工验收备案手续办理机构一份。

 

 

甲方(公章)                                                        乙方(公章)

       

法定代表人:                                                       法定代表人:                             

    人:                                                               人:

      址:                                                                   址:

 

联系电话:                                                           联系电话:

          

                            签订时间              

备注甲乙双方可根据当地实际,商榷本合同书(责任书)第四条的约定,还可另行增加有关条款或附件,与本合同书(责任书)具同等效力。

 

 

附件2:                                  编号:鲁建档验     号

山东省建设工程档案预验收意见书

 

工程名称

 

工程地址

 

建设单位

 

起止工期

                 日至                 

联系人

(档案员)

 

电话

 

验收人

 

电话

 

 

 

你单位建设工程档案经审查预验收,符合国家、省和我市的有关规定,现予以认可。

特发此文件。

 

 

(单位公章)

       

备注:1.本意见书一式两份,城建档案管理机构、建设单位各执一份。

       2.本意见书是建设单位组织工程竣工验收和申报工程竣工验收备案手续的必备文件之一。

       3.建设单位在工程竣工验收及备案三个月内,向城建档案管理机构报送移交一套符合规定的建设工程档案。

 

山东省住房和城乡建设厅印制

 

 

附件3:                                  编号:鲁建档证     号

山东省建设工程档案合格证

工程名称

 

工程地址

 

建设单位

 

归档时间

                              

联系人

(档案员)

 

电话

 

接收人

 

电话

 

 

 

 

 

根据《档案法》、《城乡规划法》、《建设工程质量管理条例》、建设部《城市建设档案管理规定》和《城市地下管线工程档案管理办法》、省住房城乡建设厅《关于进一步加强建设工程档案归集管理的通知》及市相关规范性文件的有关规定,经复核验收,你单位移交的建设工程档案符合归档要求。

特发此证。

 

 

山东省住房和城乡建设厅(公章)

       

备注:1.本合格证一式一份,由建设单位持有。

       2.本合格证是建设单位申办房屋产权初始登记的必备文件之一。

       3.本合格证不得伪造、涂改、出借、转让,违者扣缴或吊销。

 

山东省住房和城乡建设厅印制

所属类别: 行业动态

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